Hosted MailStore
Für alle die noch keine revisionssichere E-Mail-Archivierung im Einsatz haben. Bei uns gibt es jetzt die Möglichkeit MailStore als "hosted" Variante zu beziehen.
Unser Leistungsumfang:
- Mindestlaufzeit: 12 Monate
- Speicherplatz pro Benutzer: 4GB *
- GDPdU-Konforme-Archivierung Ihrer E-Mails
- Tägliches Backup
- Kündigungsfrist: 3 Monate zum Laufzeitende (ansonsten Verlängerung um 1 weiteres Jahr)
- Zugriffsmöglichkeiten: alle üblichen Browser, FatClient, Microsoft Outlook Plug-In
* Der Speicherplatz wird der ganzen Instanz zur Verfügung gestellt. 10 User haben somit insgesamt 40 GB Speicherplatz, ein einzelner Poweruser kann hierdurch mehr als 4 GB nutzen. Optionale Leistungen:
- Zusätzlicher Speicherplatz (für die gesamte Instanz)
- Einrichtung des E-Mail-Archivservers
- Einrichtung der zu archivierenden E-Mail-Benutzer
- Active Directory-Anbindung über VPN
Ausstiegsmöglichkeiten:
- Bei Kündigung des Vertrages, geht die Lizenz sowie die Software-Nutzung direkt auf den Kunden über.
- Auf Wunsch können wir Ihnen die archivierten Daten auf ein Medium kopieren und dieses dann auf dem Postweg zukommen lassen.
Hier ein paar grundsätzliche Informationen zum Thema E-Mail Korrespondenz und Archivierungspflicht: Welche Arten der Korrespondenz gibt es?
- Geschäftliche Korrespondenz (Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen…)
- Private Korrespondenz (Einladungen, Glückwünsche, Termine, Bilder…)
- Technische Korrespondenz (Support, Beschreibungen, Pläne, Konfigurationen…)
- Werbung (Newsletter Hersteller/Lieferanten, Spam…)
Welche Herausforderungen gilt es dabei zu meistern?
- Hoher Verbrauch an Ressourcen (Performance, Speicher…)
- Hohe Beschaffungs- und Unterhaltskosten des E-Mail-Servers
- Hohe Systemanforderung an den E-Mail-Server
- Jederzeit das Löschen von E-Mails möglich (absichtlich/unabsichtlich)
- Das Löschen von E-Mails von jedem möglich (absichtlich/unabsichtlich)
Was, wo und wie muss aufbewahrt werden? Was? Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird Wo und Wie? Aufbewahrung der Korrespondenz muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sein Wie lange? Die Korrespondenz muss je nach Bedeutung (siehe § 257 HGB und § 147 AO) zwischen sechs bis zehn Jahre oder länger (je nach Branche) aufbewahrt werden
