Groupware / Kollaboration

Durch den Einsatz von Groupwaresystemen lassen sich unternehmensinterne Kommunikationswege deutlich verkürzen und somit die Effizienz der Zusammenarbeit steigern. E-Mail, Kalender, Aufgaben, Notizen sowie öffentliche Ordner werden zentral auf einem System (Server oder Cluster-Verbund) abgelegt und stehen somit allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Adressbücher und Kontakte von Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern werden zentral verwalten und können somit gemeinsam eingesehen werden. Auch Termine lassen sich deutlich einfacher vereinbaren, da auf die Kalender von anderen Mitarbeitern zugegriffen werden kann. Somit lassen sich schon vorab Frei-Gebucht-Zeiten einsehen und erst dadurch wird effizientes Arbeiten möglich. Durch die zentrale Datenhaltung kann das System einfach gesichert werden, somit wird die Chance von verlorengegangenen E-Mails oder verpassten Terminen so gering wie nur möglich gehalten.

Unsere Leistungsmomente

Wir Beraten und Unterstützen Sie bei der Einführung eines neuen Groupware Systems. Die Herausforderung entsteht meist bei der Migration von Daten aus bestehenden Systemen, diesen Migrationspfad erstellen und Evaluieren wir für Sie um den Wechsel auf das neue System mit allen Daten und möglichst ohne Ausfallzeiten einzuführen. Selbstverständlich Überwachen wir die von uns eingeführten Groupware und Unterstützen Sie bei dem Betrieb dieser.

Clientunabhängigkeit

Um Benutzer nicht ständig an neue Systeme und Oberflächen gewöhnen zu müssen, kann bei den von uns bevorzugten Groupwaresystemen Microsoft Outlook als primärer Client verwendet werden. Durch die vollständige MAPI-Integration ist es möglich alle Funktionen von Outlook zu verwenden. Selbstverständlich können auch andere, reine E-Mail Clients wie Mozilla Thunderbird über klassische Schnittstellen wie POP, IMAP und SMTP angebunden werden.

Mobiler Zugriff

Es wird immer wichtiger auch unterwegs nichts zu verpassen und schnell auf E-Mails reagieren zu können. Durch den Einsatz von Technologien wie, Microsoft ActiveSync, Z-Push und Blackberry Enterprise stehen alle Informationen jederzeit auf modernen Smartphones, wie z.B. iPhone, Windows Mobile Phone, Android Geräten oder Blackberry Telefonen zur Verfügung. So können auch Termine, Kontakte und E-Mails außer Haus bearbeitet werden. Alternativ können auch ohne Smartphone die Webaccess-Systeme welche dass Look-and-Feel von Outlook haben, genutzt werden um beispielsweise von der Hotel-Lobby, oder aus einem Internet Café auf alle relevanten Daten zuzugreifen.

Transparenz im Unternehmen

Gemeinsames Arbeiten erleichtert jedes Projekt. Absprachen unter Kollegen werden vereinfacht. Jeder ist ständig über den aktuellen Stand des Anderen informiert. „Awareness“ ist der dafür gültige Fachterminus. Soll heißen das jeder im Unternehmen ständig im Bilde ist über die Aktivitäten und Fortschritte der Anderen. Team-Mitglieder teilen sich eine Ablage für alle ihre gemeinsamen Dateien und haben Zugriff von Außerhalb übers Web oder den normalen Dateibrowser. Ein gemeinsamer Kalender erleichtert vieles im Büroalltag. Teammitglieder können gemeinsam ihre Meetings einsehen und somit besser planen. Zeitersparnis durch weniger Aufwand in der Terminabsprache unter Kollegen. Der gemeinsame Kalender ermöglicht das Einsehen der Termine untereinander und auch von unterwegs. Zugriff auf bestimmte E-Mails der Kollegen erleichtert viele Prozesse im Arbeitsalltag. Vertretungsstellungen erlauben zudem flexibles Rechtemanagement um während des Urlaubs Teils oder Vollständigen Zugriff auf eigene Postfach zu gewähren.