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Elektronische Signaturen

Elektronische Signaturen

Mit digitalem Transaktionsmanagement sorgen Sie für eine nachhaltige Optimierung von Workflows im Unternehmen.

Stand heute werden oftmals Dokumente, wie zum Beispiel Kaufverträge, ausgedruckt, von Hand unterschrieben, in meist minderer Qualität eingescannt und per E-Mail versendet.
Das geht bedeutend einfacher - wir zeigen Ihnen wie.

 

Wie funktionieren elektronische Signaturen für Unternehmen?

Elektronische Signaturen vereinfachen Workflow-Prozesse in Bezug auf Unterschriften sowohl intern, extern als auch abteilungsübergreifend.
Mit der elektronischen Signatur hat man die Möglichkeit, das Senden und Unterzeichnen von wichtigen Dokumenten ohne großen Aufwand auf digitale Weise vorzunehmen.

Verträge können dadurch jederzeit überall und auf jedem Gerät geschlossen werden - ohne zusätzliche Hardware wie Chipkarten, Kartenleser oder USB-Tokens.

 

Dank eIDAS sind elektronische Unterschriften zulässig

eIDAS bedeutet electronic identification, authentication and trust services - im Sinne der EU-Verordnung 910/2014. Das bedeutet: „Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht der einer handschriftlichen Unterschrift."
Zertifizierte Unterschriften nach eIDAS ermöglichen demnach das Erstellen von fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signaturen (direkt und/oder als Fernsignaturen).

eIDAS umfasst über elektronische Signaturen hinaus auch Verfahren für die elektronische Identifizierung, elektronische Siegel, elektronische Zeitstempel, elektronische Dokumente, elektronische Einschreibe- und Zustelldienste (wie z.B. DE-Mail)
und die Authentifizierung von Webseiten. Die Verordnung regelt auch die grenzüberschreitende Akzeptanz dieser Vertrauensdienste innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten.

Elektronisches Unterschreiben wird demnach einfach wie nie.

 

Vorteile von elektronischen Signaturen

  • Beschleunigung der Unternehmens-Prozesse 
  • Schnelle, rechtssichere Vertragsabschlüsse 
  • Verbesserung der Konversionsrate 
  • Erzielung höherer Kundenzufriedenheit
  • Einfache Orchestrierung des Workflows
  • Rechtsverbindliche Unterschriften - egal wo und auf welchem Gerät

     

Dokumente, die sich für elektronische Signaturen eignen

Zu Dokumenten, für die in Deutschland qualifizierte elektronische Signaturen (QES) als einzig rechtswirksamer Ersatz für eine Unterschrift auf Papier von Gerichten akzeptiert wird, zählen unter anderem Verträge für

  • Verbraucherkredite gemäß § 492 Abs. 1 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
  • Zeitarbeit gemäß § 12 Abs. 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)
  • Wohnraumnutzung bzw. -überlassung, z.B. durch Wohnungsbaugenossenschaften gemäß § 581 Abs. 2 BGB in Verbindung mit § 550 Satz 1 (BGB)
  • Mietverträge auf Basis von Stufen- oder Indexmieten (§ 550 Satz 1 und § 557a Abs. 1, § 557b Abs. 1 BGB),
  • Kündigung (§ 568 Abs. 1 BGB) sowie der Widerspruch des Mieters gegen die Kündigung (§ 574b Abs. 1 BGB).

Für diese Anwendungsfälle wird ein nach eIDAS akkreditierter qualifizierter Vertrauensdienstanbieter (QVDA – bzw. Qualified Trust Service Provider - QTSP) benötigt.
Er stellt die notwendigen qualifizierten Zertifikate bereit, auf deren Basis mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit qualifizierte elektronische Signaturen ausgestellt werden können.

Wir arbeiten mit eben solchen QVDA zusammen, um Ihnen elektronische Signaturen als professionelle Dienstleistung anbieten zu können.

 

Einfacher Workflow einer E-Signatur

1. Dokument hochladen
Das zu unterschreibende Dokument in eine browserbasierende Lösung hochladen und darüber die Signaturanfrage an die E-Mail-Adresse des Vertragspartners senden.

2. Link versenden
Der Vertragspartner erhält die E-Mail mit einem Link/Button, über den das Dokument zur Unterzeichnung über den Browser erreichbar ist.

3. Dokument unterschreiben
Das Dokument kann der Vertragspartner über das Zeichnen mit der Maus, über die Tastatur, mit einem Unterschriftsfoto oder auch über ein Tablet/Smartphone digital unterschreiben.

4. Bestätigung der Rechtsverbindlichkeit
Nachdem der Vertragspartner die Rechtsverbindlichkeit seiner Unterschrift innerhalb des Workflows bestätigt hat, kann dieser diesen Vorgang abschließen.

5. Info zur erfolgreichen Unterschrift
Nun erhält der Absender der Signaturanfrage die Information, dass das Dokument unterzeichnet wurde.

6. Abschluss
Beide Parteien erhalten abschließend das unterzeichnete Dokument mit dem dazugehörigen Prüfprotokoll.

Der Workflow ist damit digital, rechts- und daten­sicher und garantiert schnelle Durchlaufzeiten und extrem niedrige Rücklaufquote.​
 

Haben Sie Fragen zur elektronischen Signatur?

Wer die Vorgänge zum Unterschreiben digital gestalten will, kann aus zahlreichen Lösungen für elektronisches Signieren wählen. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl und besprechen das Thema "elektronische Signaturen" von A bis Z.

Lassen Sie sich von den Vorzügen der elektronischen Signaturen überzeugen.
Kontaktieren Sie uns gerne:
 

Business Development Manager für elektronische Signaturen:
Thomas Schütz
Tel: 07161 / 65492 - 64
Mail: thomas.schuetz@mars-solutions.de

 

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