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E-Mail Archivierung

Pflicht zur E-Mail Archivierung

E-Mail ist nicht gleich E-Mail! Seit dem 01. Januar 2017 ist es gesetzlich vorgeschrieben, digitale Mail-Korrespondenzen mit steuerlicher Relevanz wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. zu archivieren. Die Verantwortung dafür, was wo und wie archiviert wird, liegt stets beim Geschäftsführer. Dieser kann im Extremfall sogar privat haftend gemacht werden. Nehmen Sie daher die rechtliche Relevanz der E-Mail Archivierungspflicht ernst!

Was Sie über die E-Mail Archivierungspflicht wissen müssen

Grundlage GoBD
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
D. h. alle E-Mails, die steuerlich relevant sind bzw. sein können,
müssen im Unternehmen

nachvollziehbar und nachprüfbar
vollständig und korrekt
zeitnah erfasst und gebucht
geordnet sowie in unveränderter Form

vorliegen und stets abrufbar sein.

Wir unterstützen Sie bei der E-Mail Archivierung

Machen Sie es sich einfach: Wir sind von den ersten Planungsschritten der E-Mail Archivierungspflicht nach GoBD bis zur Umsetzung Ihr verlässlicher Partner und Begleiter.

So gehen wir vor:

Wir analysieren Ihr Unternehmen, um zu überprüfen, ob Ihre internen Arbeitsprozesse von den gesetzlichen Bestimmungen betroffen sind.
Dabei beraten wir Sie ausführlich und individuell, um alle Gesichtspunkte zu berücksichtigen.
Zusätzlich dazu stellen wir Ihnen Dokumente zur Verfügung, ohne die der Zugriff und die Archivierung der privaten Mails Ihrer Mitarbeiter nicht möglich wären.

Um höchstmögliche Qualität und Sicherheit bei der E-Mail Archivierung zu gewährleisten, arbeiten wir mit MailStore, einer führenden Software zur Archivierung von E-Mails. Die benötigte IT-Infrastruktur wird damit schnell und nahtlos von uns installiert und Ihre Mailkorrespondenz dauerhaft, rechtssicher und ordnungsgemäß aufbewahrt. So kommen Sie allen Anforderungen der GoBD nach.

Selbstverständlich bieten wir auch Cloud-Services an. Damit müssen Sie die Daten nicht intern auf eine Festplatte sichern – alles geschieht vollautomatisch über das Internet. Ihre Daten landen in unserem deutschen Rechenzentrum, das nach den deutschen Vorgaben arbeitet. Somit ist höchste Sicherheit gegeben.

Die technischen Herausforderungen der GoBD

Ihre Daten müssen rechts- und revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet, dass eine nachträgliche Änderung nicht mehr stattfinden darf. Daher greifen wir auf spezielle Verfahren zurück, die sicherstellen, dass keine nachträgliche Änderung oder Verfälschung möglich ist. Es können auch Speichersysteme gewählt werden, die eine Änderung überhaupt oder nur versioniert zulassen. Jede Änderung ist dadurch nachvollziehbar, selbstverständlich werden auch die entsprechenden Protokolle erstellt.